Viele Elektrounternehmen nutzen digitale Tools, kämpfen aber dennoch mit Medienbrüchen, fehlender Transparenz und unklaren Projektständen. Woran liegt das? eTrends hat bei Braso nachgefragt.

TEXT: René Senn

«Mehrwert entsteht, wenn Digitalisierung über einzelne Funktionen hinausgedacht wird und die wirtschaftliche Steuerbarkeit des gesamten Unternehmens verbessert.»

Die typischen Office-Tools stossen schnell an ihre Grenzen, wenn es um durchgängige Unternehmensprozesse geht. Viele Elektrounternehmen haben deshalb in Software, Apps und digitale Werkzeuge investiert – und haben bei internen Prozessen und der Digitalisierung trotzdem oft noch Luft nach oben, wie eine EIT.swiss-Studie von 2025 bestätigt. Warum scheitert die Digitalisierung im KMU selten an der Technik? Und wo lässt sich mit überschaubarem Aufwand wirklich etwas bewegen? Im Interview gibt Vivienne Lorenc vom Branchen-Softwareanbieter Braso Antworten.

Vivienne, gleich zu Beginn eine direkte Frage: Wie viele Elektrounternehmen in der Schweiz haben ihre internen Prozesse wirklich durchgängig digitalisiert, was schätzt du?
Durchgängig digitalisiert sind aus unserer Sicht heute noch vergleichsweise wenige Betriebe. Wenn man Digitalisierung als konsequenten End-to-End-Prozess von der Offerte über Planung, Ausführung und Rapportierung bis zur Verrechnung und Nachkalkulation versteht, dann würde ich schätzen, dass vielleicht rund 20 Prozent der Elektrounternehmen diesen Stand wirklich erreicht haben.

Viele Unternehmen investieren in Tools und Apps. Warum entsteht daraus trotzdem oft keine echte Digitalisierung?
Die Unternehmen erwarten von einzelnen Tools oder Apps automatisch mehr Effizienz. In der Praxis werden aber oft nur einzelne Arbeitsschritte digitalisiert, ohne den gesamten Informationsfluss im Betrieb mitzudenken. Dadurch entstehen neue Insellösungen. Mitarbeitende erfassen Daten trotzdem mehrfach, Projektleiter müssen nachtelefonieren, und das Büro koordiniert Informationen weiterhin manuell. Digitalisierung funktioniert nicht dann, wenn einzelne Formulare digital werden, sondern wenn Informationen durchgängig verfügbar sind und dort ankommen, wo sie genutzt werden können.

Wer ist im Unternehmen typischerweise in der Verantwortung, und was passiert, wenn das nicht klar geregelt ist?
Die Verantwortung liegt bei Geschäftsführung, Inhabern oder Projektleitern. Entscheidend ist aber: Digitalisierung ist in erster Linie ein Führungs- und kein IT-Thema. Dort, wo die Führung Orientierung gibt, den Nutzen der Digitalisierung verständlich macht und die Integration aktiv begleitet, steigt die Akzeptanz im Team deutlich. Ein einfaches Beispiel: Wenn die Geschäftsführung selbst im neuen System arbeitet und den Nutzen in der Zusammenarbeit sichtbar macht, wird Digitalisierung nicht als Kontrolle wahrgenommen, sondern als Entlastung.

Wie sieht eine funktionierende Projektorganisation konkret aus? Was ist erfolgreichen Betrieben gemeinsam?
In erfolgreichen Betrieben läuft die Digitalisierung nicht einfach neben dem Tagesgeschäft, sondern wird aktiv geführt. Es gibt klare Verantwortlichkeiten, realistische Prioritäten und Personen, die das Projekt intern vorantreiben. Gleichzeitig behalten diese Unternehmen den Gesamtprozess im Blick, also nicht nur einzelne Funktionen oder Abteilungen, sondern den Ablauf vom ersten Kundenkontakt bis zur Abrechnung. Genau dort entsteht später die eigentliche Entlastung im Betrieb. Zudem braucht es Verständnis dafür, dass Veränderungen in der operativen Arbeit nicht immer einfach sind. Widerstände im Team entstehen oft nicht aus Ablehnung, sondern aus Unsicherheit oder Zeitdruck. Dort, wo Unternehmen solche Themen offen ansprechen und Mitarbeitende Schritt für Schritt mitnehmen, entstehen meist deutlich bessere Resultate.

Was sind die häufigsten Gründe dafür, dass Betriebe einen solchen Prozess nicht anstossen, und was steckt wirklich dahinter?
Viele Betriebe nennen als Gründe fehlende Zeit oder die Unsicherheit, wo man überhaupt starten soll. Auch die Auswahl von Partnern und Lösungen wirkt auf viele Unternehmen komplex. Und ehrlich gesagt: Viele bestehende Abläufe funktionieren im Alltag grundsätzlich gut. Rechnungen werden geschrieben, Projekte abgewickelt und Mitarbeitende kennen ihre Arbeit. Viele Betriebe merken erst spät, wie viel Energie täglich beim Nachfragen, Suchen und Koordinieren verloren geht. Ein typisches Hindernis ist zudem, dass Diskussionen sehr früh auf einzelne Funktionen oder Detailfragen fokussieren. Natürlich sind solche Punkte wichtig, aber gleichzeitig besteht die Gefahr, dass man sich in Details verliert und dabei das eigentliche Ziel aus den Augen gerät: Aufträge einfacher, nachvollziehbarer und wirtschaftlicher abzuwickeln.

Viele Betriebe denken bei Digitalisierung sofort an neue Hardware, Server oder grosse IT-Investitionen. Brauchen sie die gemäss deiner Erfahrung überhaupt oder reicht allenfalls auch die bestehende Infrastruktur?
Ja, in vielen Fällen reicht sie. Cloud-Lösungen funktionieren heute weitgehend unabhängig von eigener Server-Infrastruktur oder komplexen Installationen. Gerade mobile Lösungen lassen sich oft schrittweise einführen, ohne dass Unternehmen ihre gesamte IT-Landschaft ersetzen müssen. Die Mitarbeitenden arbeiten schon lange selbstverständlich mit Smartphones oder Tablets, wodurch die Einstiegshürden deutlich sinken. Entscheidend ist deshalb weniger die Hardware, sondern dass der Informationsaustausch und die Zusammenarbeit im Betrieb sauber funktionieren.

Worauf muss sich ein Unternehmen einstellen, wie lange dauert ein solcher Veränderungsprozess realistischerweise?
Das ist eine sehr schwierige Frage, weil jedes Unternehmen eine andere Ausgangslage hat. Firmengrösse, bestehende Gewohnheiten und Abläufe, interne Ressourcen sowie bestehende Systemlandschaften spielen dabei eine grosse Rolle. Wir erleben immer wieder: Dort, wo intern Klarheit darüber herrscht, was erreicht werden soll und wer welche Verantwortung trägt, wird Digitalisierung plötzlich deutlich einfacher. Wichtig ist auch das Verständnis dafür, dass Digitalisierung selten mit einem Go-Live abgeschlossen ist. Erfolgreiche Unternehmen entwickeln ihre Prozesse kontinuierlich weiter, sammeln bewusst Erfahrungen im Alltag und spielen diese Rückmeldungen an den Lösungsanbieter zurück. Der eigentliche Mehrwert der Veränderung entsteht oft erst mit der Zeit.

«Ein Tool löst ein Problem. Digitalisierung verändert die Arbeitsweise im Alltag.»

Digitalisierung wird in vielen KMU als IT-Projekt behandelt. Wo liegt aus deiner Sicht der Denkfehler? Statt als strategischer Hebel zur Steuerung des Unternehmens wird Digitalisierung häufig als operatives Thema verstanden. Im Fokus stehen dann Themen wie GAV-konforme Zeiterfassung, Dokumentation oder Rechtskonformität. Das sind notwendige Grundlagen, aber kein Wettbewerbsvorteil. Der eigentliche Mehrwert der Digitalisierung entsteht erst, wenn sie über einzelne Funktionen hinausgedacht wird und die Steuerbarkeit des gesamten Unternehmens verbessert.

Was unterscheidet ein Unternehmen, das Digitalisierung strategisch angeht, von einem, das einfach Tools einführt?
Der Unterschied ist grundlegend. Unternehmen, die nur Tools einführen, lösen punktuelle Probleme. Unternehmen, die strategisch vorgehen, stellen sich eine andere Frage: Wie wollen wir in drei Jahren arbeiten? Das bedeutet konkret: Prozesse werden zuerst durchdacht und definiert, bevor Technologie ins Spiel kommt. Digitalisierung wird nicht als einmaliges Projekt verstanden, sondern als kontinuierliche Weiterentwicklung der eigenen Abläufe. Typische Auslöser für solche Prozesse sind verlorene Stunden, fehlende Materialerfassungen, ungenügende Nachweise, mangelnde Transparenz über Aufwand und Ertrag oder Medienbrüche. Erfolgreiche Unternehmen ignorieren diese Signale nicht, sondern nutzen sie, um ihre Abläufe ganzheitlich neu zu denken, von der Auftragserfassung bis zur Abrechnung. Sie gehen schrittweise vor und schaffen Raum für Lernen und Anpassung im Alltag. So entstehen Lösungen, die nicht nur eingeführt, sondern auch tatsächlich genutzt werden.

Hast du ein konkretes Beispiel, bei dem Digitalisierung wirklich einen spürbaren Unterschied gemacht hat?
Absolut. Erst kürzlich hat uns eine Admin-Mitarbeiterin eines Elektrounternehmens von ihren Erfahrungen nach der Einführung einer digitalen Lösung erzählt. Sie war zu Beginn sehr skeptisch, empfand die Umstellung zunächst als unnötig und hatte das Gefühl, dass ihre gewohnten Abläufe eher verlangsamt werden. Einige Monate später sagte sie: «Früher musste ich ständig telefonieren oder nachfragen, weil Informationen irgendwo gefehlt haben oder auf WhatsApp, Rapporten, Papiernotizen und E-Mails verteilt waren. Heute habe ich endlich das Gefühl, dass Informationen auftragsbezogen und übersichtlich ankommen. Unsere Servicemonteure können zudem viele Dinge selbstständig erfassen, anpassen und einsehen, von Stunden über Material bis zu Spesen oder Abwesenheiten. Dadurch muss ich deutlich weniger koordinieren und nachfassen.» Solche Rückmeldungen bestätigen uns, dass Digitalisierung dann funktioniert, wenn nicht einfach Papier durch ein Tablet ersetzt wird, sondern echte Übersicht und Entlastung im Betrieb entsteht.

Gibt es klare Dos und Don'ts bei der Digitalisierung?
Ein klares Do ist, von einem konkreten Geschäftsproblem auszugehen und den gesamten Prozess mitzudenken. Dazu gehören klare Ziele, realistische Erwartungen und die Einbindung der Mitarbeitenden. Ein Don't ist, Digitalisierung nur als Softwareentscheid zu behandeln. Wer nur auf Funktionen oder Datensicherheit schaut, greift zu kurz. Entscheidend ist: Nicht die Digitalisierung ist das Risiko, sondern die Nichtdigitalisierung. Fehlende Projektübersicht, verzögerte Rechnungsstellung und ungenügende Nachweise wirken sich direkt auf Marge, Liquidität und Haftung aus. Umgekehrt schaffen gut umgesetzte digitale Prozesse mehr Transparenz, weniger Medienbrüche und eine bessere Grundlage für die wirtschaftliche Steuerung.

Welche Rolle spielen Anbieter und Lösungen in diesem Kontext?
Anbieter können Impulse geben und Orientierung schaffen. Ein Anbieter sollte darum nicht einfach Software verkaufen, sondern zuerst verstehen, wie der Betrieb arbeitet. Wo entstehen Doppelspurigkeiten? Wo gehen Informationen verloren? Wo wird zu spät rapportiert oder abgerechnet? Hier kann ein Anbieter seine Erfahrung aus vielen Betrieben einbringen. Er sieht Muster, typische Stolpersteine und Lösungswege, die ein einzelnes Unternehmen oft nur schwer erkennt. Erst wenn diese Punkte klar sind, kann eine Lösung sinnvoll eingesetzt werden.