Digitalisierung in der Schweizer Elektrobranche

Wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht, haben Elektrounternehmen grundsätzlich zwei Optionen: der «One Size Fits All»-Ansatz unter Einsatz einer Gesamtlösung für alle Geschäftsprozesse oder die Nutzung mehrerer auf Teilbereiche spezialisierter Anwendungen. Dabei gibt es kein «Richtig» oder «Falsch», beide Möglichkeiten haben ihre Vor- und Nachteile.

Redaktionelle Bearbeitung: eTrends

Mit der Branchenlösung VOLTA fokussieren wir uns auf die zentralen Bereiche Kalkulation und Dokumenten-Workflow. Für die Anbindung von externen Lösungen für vor- und nachgelagerte Geschäftsprozesse bieten wir anpassbare Schnittstellen. Dadurch können Spezialanwendungen mit ihren individuellen Stärken wie gewohnt verwendet bzw. ein für die individuellen Bedürfnisse passendes System angebunden werden. Der folgende Ablauf erläutert beispielhaft die Vorteile dieses Ansatzes.

VOLTA + X = Best of all worlds

VOLTA bietet seinen Anwendern eine vollumfängliche Kundenverwaltung. In der Praxis sehen wir jedoch sehr oft, dass die führenden Systeme für die Adressverwaltung bestehende ERP-Systeme sind. Zur Vermeidung von doppelten oder inkonsistenten Datenbeständen können VOLTA an Ihr ERP-System angeschlossen und Daten in regelmässigen Zeitabständen automatisch übertragen werden. So stehen in VOLTA immer die aktuellen Adressinformationen für Offerten, Rapporte und Rechnungen zur Verfügung.

Offerten erstellen Anwender auf Basis von NPK-, Steiger-, ELDAS- oder eigenen Artikeln. Ist eine Dateiablage wie SharePoint oder OneDrive angeschlossen, können die erstellten Offerten und später im Ablauf erzeugte Dokumente dort abgelegt und auch ausserhalb von VOLTA verfügbar gemacht werden.

Nachdem Ihr Kunde den Auftrag erteilt hat, erstellen Sie den Service- oder Regie-Rapport und planen die Arbeit ein. Zur Unterstützung vor Ort steht den Monteuren mit VOLTA mobile eine App zur Verfügung, mit der sich die Arbeiten inklusive verbauter Materialien und Arbeitszeiten papierlos dokumentieren lassen. Die Vollständigkeit und Korrektheit der erfassten Angaben werden vom Kunden mit Unterschrift direkt auf dem Tablet bestätigt. Anschliessend wird der Rapport nach VOLTA übertragen und steht dort sofort für die Rechnungsstellung zur Verfügung. Für Ihr Unternehmen führt dieser Prozess zu einer wesentlich effizienteren, genaueren und schnelleren Rechnungsstellung.

Nachdem nun alle für die Abrechnung relevanten Informationen (Artikel und Arbeitszeit) verarbeitet wurden, erzeugen Sie in VOLTA die dazugehörige Rechnung. Für die Überwachung des Zahlungseingangs bzw. dessen Verbuchung übergeben wir die Daten ohne zusätzlichen manuellen Aufwand an ihr präferiertes Buchhaltungssystem.

Apropos manueller Aufwand: Wie kommen die im Rapport erfassten Zeiten in Ihr Zeiterfassungssystem? Müssen sie doppelt eingegeben werden? Natürlich nicht. Über ein Schnittstellenmodul können Projekt- und Mitarbeiterstammdaten sowie die erfassten Zeiteinträge in ihr bestehendes System übertragen und aktualisiert werden.

Im Gegensatz zur Nutzung einer Gesamtlösung bietet Ihnen dieser Ansatz die Möglichkeit, bereits installierte Systeme ohne Unterbrechung und zusätzliche Aufwände weiter zu nutzen und sich dabei auf das Branchen-Know-how der jeweiligen Anbieter sowie die individuellen Stärken ihrer Anwendungen zu verlassen.

Die Zukunft von VOLTA

Wir entwickeln VOLTA seit Jahren stetig weiter. Dabei spielen Rückmeldungen unserer Anwender eine wichtige Rolle. So wird es in der nächsten Version möglich sein, Dokumente direkt aus VOLTA per E-Mail zu versenden. Erhöhten Benutzerkomfort und Effizienzsteigerung versprechen die sich ebenfalls bereits in der Entwicklung befindenden Anbindungen an Planungs- und Dispositionstools. Speziell für den Einsatz in Firmennetzwerken ist eine Single-Sign-On-Funktionalität geplant. Dank ihr müssen sich Benutzer nicht mehrmals separat anmelden.