Schluss mit der Excel-Liste

Advertorial Codeto

Wie Elektrobetriebe ihre Einsatzplanung digitalisieren und warum niemand mehr zurückwill.

Advertorial: codeto

Es ist Donnerstagnachmittag. Der Disponent eines mittelgrossen Elektrobetriebs hat die Einsätze für die nächste Woche geplant und die Liste an alle verschickt. Am Montagmorgen meldet sich ein Monteur krank, ein Projekt verschiebt sich kurzfristig. Das Telefon klingelt, die Rückfragen häufen sich, und bis alles wieder geklärt ist, ist die halbe Stunde weg. Nicht weil jemand schlecht plant, sondern weil sich solche Situationen schlicht nicht vermeiden lassen. Was sich aber vermeiden lässt: der Aufwand, der entsteht, wenn Änderungen mühsam von Hand nachgezogen werden müssen.

So oder ähnlich sah der Alltag auch bei einem Elektrounternehme in der Region Basel mit rund 50 Mitarbeitenden aus. «Excel war fehleranfällig, sobald mehrere Personen daran gearbeitet haben. Und wenn ich die Liste am Donnerstag verschickt habe, war sie am Montagmorgen schon wieder veraltet», beschreibt der Geschäftsleiter die Ausgangslage. Dazu kam: Jeden Morgen schickte der Chefmonteur ein Mail ans Büro mit der Information, wer krank ist, wer sonst fehlt und wer da ist. Ein zusätzlicher Aufwand, der sich mit jeder Planungsänderung wiederholte.

Der Wechsel: von Excel zu codeto plan

Der Anspruch war klar: eine Lösung musste her, die einfach ist, nicht zu viel kostet und sofort zeigt, was aktuell gilt, ohne Umwege über E-Mail oder SharePoint. Nach einer Evaluation verschiedener Anbieter fiel die Wahl auf codeto plan. Die Gründe: vertretbarer Preis, einfache Bedienung und der Fokus auf das Wesentliche, die Einsatzplanung. Das morgendliche Mail über Krankmeldungen und Verfügbarkeiten gehört seither der Vergangenheit an: Diese Information ist jetzt direkt im Tool sichtbar: wer wann wo im Einsatz ist, für alle, jederzeit und ohne Umweg über das Postfach.

«Wir haben es ausprobiert, und alle sagen: Wir können nicht mehr auf die Excel-Liste zurück. Niemand will Excel zurück», fasst der Geschäftsleiter das Ergebnis zusammen. Auch der Juniorprojektleiter bestätigt: «Der grösste Vorteil gegenüber Excel ist, dass alle jederzeit Zugriff haben und Änderungen sofort sichtbar sind.»

Darüber hinaus hat sich codeto plan bei diesem Unternehmen auch als Kommunikationsinstrument etabliert. Was früher per E-Mail oder Telefon abgesprochen werden musste – wer ist auf welcher Baustelle, mit wem ist ein Monteur eingeteilt –, ist jetzt direkt in der Planung ersichtlich.

«Der grösste Vorteil gegenüber Excel ist, dass alle jederzeit Zugriff haben und Änderungen sofort sichtbar sind.»

Neue Mobile App: noch mehr Übersicht, auch unterwegs

Mit dem neusten Update der codetoplan App wird die Planung auch für Mitarbeitende im Feld noch zugänglicher. Die App bietet einen persönlichen Kalender mit Tages-, Wochen- und Monatsansicht, zeigt Arbeitsmittel direkt im Kalender an und informiert auf Wunsch per Push-Benachrichtigung über Änderungen an eigenen Buchungen. Gleichzeitig hat jeder Nutzer die Übersicht über alle Mitarbeitenden, so ist jederzeit ersichtlich, wer wo im Einsatz ist. Für Nutzer mit entsprechender Berechtigung besteht zusätzlich die Möglichkeit, Buchungen direkt in der App zu erstellen und anzupassen.

Eine Plattform für Planung und Zeiterfassung

codeto plan ist Teil der modularen codeto-Plattform, die neben der Einsatzplanung auch die digitale Zeiterfassung und Rapportierung mit codeto report umfasst. Beide Module lassen sich bereits heute auf derselben Plattform nutzen. Die inhaltliche Verbindung als codeto one befindet sich aktuell in Entwicklung und wird ab Sommer 2026 verfügbar sein: Geplante Einsätze fliessen dann direkt als Grundlage in die Zeiterfassung, ohne Doppelerfassung, ohne Medienbruch.

Auch Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen und Branchenlösungen werden laufend ausgebaut. Ziel ist ein durchgängiger Prozess von der Planung über die Rapportierung bis zur Abrechnung.